1. RÉSUMÉ
La fonction de directrice/directeur des systèmes d’information (CIO) de l’OTAN assure la cohérence des technologies de l’information et de la communication (TIC) au sein des organismes civils et militaires de l’entreprise OTAN. La/Le CIO de l’OTAN est chargé(e) de concrétiser la vision des Alliés pour l’entreprise OTAN. Elle/Il rend compte à la/au secrétaire général(e) et est chargé(e) d’élaborer des directives et de formuler des avis à l’échelle de l’entreprise en ce qui concerne l’acquisition et l’utilisation des technologies de l’information et des services informatiques. Elle/Il assure la supervision des questions de cybersécurité à l’échelle de l’entreprise OTAN et, en étroite coordination avec tous les organismes civils et militaires compétents de l’Organisation, s’emploie à améliorer constamment l’hygiène informatique et la posture de cybersécurité de l’entreprise OTAN.
Le Bureau de la/du CIO (OCIO) est une entité composite regroupant des membres du Secrétariat international (SI) et de l’État-major militaire international (EMI).
La/Le titulaire du poste doit s’acquitter avec efficacité de toute une série de tâches de soutien d’ordre administratif et organisationnel (questions budgétaires/financières, déplacements, gestion de l’information, etc.), et veiller au bon fonctionnement du Bureau de la/du CIO. En particulier, elle/il est responsable du volet financier des missions, qui recouvre notamment les frais de réception, les formations, les relevés de tâches, les factures, les demandes d’achat, etc. (budget civil et budget militaire). Elle/Il aide à préparer et à assurer le bon déroulement des réunions, à réserver les salles de conférences et à organiser les visioconférences.
2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE
ACQUIS ESSENTIELS
La/Le titulaire du poste doit :
ACQUIS SOUHAITABLES
Seraient considérés comme autant d’atouts :
3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES
Planification et exécution
Aide à gérer au quotidien l’organisation administrative du Bureau de la/du CIO : organise les réunions et s’occupe des formalités y afférentes (coordination des missions et tâches administratives). En coordination avec la responsable administrative/le responsable administratif (AO) et avec l’administratrice exécutive/l’administrateur exécutif (XO), organise les activités officielles auxquelles participent les membres du personnel du Bureau de la/du CIO dans le cadre de leurs fonctions. Gère sa propre charge de travail de manière à ce que les tâches soient exécutées correctement et dans les temps. Veille au bon fonctionnement du Bureau de la/du CIO, en travaillant en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe de direction.
Gestion de l’information
Examine et trie toute la correspondance et tous les documents administratifs entrants, en tenant un système efficace de suivi et de rappel des documents classifiés et non classifiés. Rédige des mémorandums et des notes destinées à accompagner les documents. Prend des notes en réunion lorsqu’il y a lieu. Vérifie la mise en forme et l’exactitude des documents et de la correspondance du Bureau de la/du CIO, y compris des tableaux de chiffres nécessitant une présentation soignée, dans le respect des procédures et des modèles standard.
Gestion des connaissances
Rassemble les informations utiles pour différents projets et tâches, les classe et en assure le suivi. Tient des systèmes de classement bien ordonnés pour les documents (papier ou électroniques). En temps utile, informe la responsable administrative/le responsable administratif et l’administratrice exécutive/l’administrateur exécutif de toute évolution des procédures ou de tout changement administratif, leur fait part des projets à venir et appelle leur attention sur les sujets présentant un intérêt pour eux. Assure l’enregistrement, la répartition et le suivi des tâches pour le Bureau de la/du CIO.
Gestion des parties prenantes
Noue des relations avec les principaux points de contact à l’échelle de l’entreprise OTAN, et joue le rôle de point d’entrée fiable et efficace pour toutes les questions administratives. Tient des listes de contacts internes et externes et se tient en liaison avec ceux-ci pour une gestion quotidienne efficace de la charge de travail et des activités.
Efficacité organisationnelle
Fait des propositions constructives pour améliorer les procédures de travail. Cherche à rationaliser la gestion de l’information, la procédure de compte rendu et l’utilisation des outils bureautiques.
Gestion financière
Assure le suivi de l’exécution du budget et établit des prévisions et des rapports, sur demande. Veille au respect des procédures financières en vigueur. Aide la responsable administrative/le responsable administratif et/ou l’administratrice/l’administrateur (budget) à élaborer le budget, le programme de travail et d’autres projets spécifiques du Bureau de la/du CIO, selon les besoins, et à en assurer le suivi. Prépare les documents financiers nécessaires et se charge du suivi des activités pour s’assurer du bon traitement des dossiers financiers, et garde une trace de toutes les transactions.
Développement de l’expertise
Développe de façon proactive ses compétences dans des domaines tels que la planification et l’organisation, les nouvelles technologies, les langues, la gestion des budgets et la communication. Se tient en liaison avec d’autres membres du personnel pour améliorer ses connaissances.
S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.
4. STRUCTURE ET LIAISONS
La/Le titulaire du poste relève de la responsable administrative/du responsable administratif et/ou de l’administratrice/l’administrateur (budget). Elle/Il entretient des relations de travail étroites avec l’équipe de coordination du Bureau de la/du CIO et avec d’autres assistant(e)s au sein du Bureau. Elle/Il coopère étroitement avec l’ensemble du personnel du Bureau de la/du CIO selon les besoins. La/Le titulaire du poste travaille également en étroite coopération avec le Bureau du contrôleur des finances de l’EMI, le Bureau du contrôle financier du SI, la NCIA et les représentants des comités responsables des ressources. Elle/Il peut être appelé(e) à remplacer d’autres assistantes administratives/assistants administratifs du Bureau en leur absence.
Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : sans objet.
Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : sans objet.
5. COMPÉTENCES
La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :