FOD WERKGELEGENHEID, ARBEID EN SOCIAAL OVERLEG Hiring for Administratief deskundige (m/v/x) Job at Belgique Full Time

Er zijn meerdere betrekkingen vacant bij verschillende Algemene Directies van de FOD WASO.

In elke directie maken volgende generieke taken in meer of mindere mate deel uit van je takenpakket:

1 Je voert administratieve taken uit en je zorgt voor de opvolging ervan. Je maakt hierbij gebruik van bestaande handleidingen en vastgelegde procedures:

• Je stelt brieven en e-mails op.
• Je behandelt de inkomende en uitgaande correspondentie.
• Je verzorgt de lay-out van allerlei documenten.
• Je maakt opvolgingstabellen op en houdt deze bij.
• Je maakt dossiers aan, maakt de nodige doorverwijzingen op en sluit de dossiers af.
• Je gebruikt de specifieke informaticatoepassingen eigen aan de functie.

2 Je bent aanspreekpunt en/of fungeert als tussenpersoon voor het contact met externe en/of interne partijen:

• Je beantwoordt via e-mail of telefoon een brede waaier van vragen van interne en/of externe klanten en ondersteunt hen in het vinden van antwoorden en oplossingen.
• Je verwijst klanten gepast door naar de gespecialiseerde personen en/of diensten.
• Je ontvangt bezoekers.

3 Je organiseert en plant de activiteiten:

• Je plant vergaderingen in, verstuurt uitnodigingen, reserveert zalen en stelt het nodige materiaal ter beschikking.
• Je reserveert het logistiek materiaal voor de dienst en stelt dit ter beschikking.

4 Je klasseert en archiveert de papieren en/of elektronische versie van documenten volgens de geldende procedures binnen de dienst (o.a. dossiers, briefwisseling, e-mails en andere relevante informatie).

Afhankelijk van waar de functie zich situeert, voer je volgende specifieke taken uit:

Algemene Directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen (AD COA):

• Als secretaris ‘paritaire comités’ bij de Directie van het secretariaat van de paritaire comités van de AD COA sta je in voor de organisatie en ondersteuning van de vergaderingen van de paritaire comités en subcomités. Je werkt nauw samen met de respectievelijke voorzitters van deze comités en de sociale partners. Je stelt de notulen van de vergaderingen op en verwerkt de akten, voornamelijk collectieve arbeidsovereenkomsten, die uit het sectoraal sociaal overleg voortvloeien.

Algemene Directie Ondersteunende Diensten (AD OND):

• Als dossierbeheerder bij de Directie van de administratie, het budget en het juridisch advies binnen de Afdeling van het personeel en de organisatie (AFD PNO) zorg je – in samenwerking met het federaal secretariaat PersoPoint – voor een efficiënte en correcte behandeling van statutaire en contractuele personeelsdossiers. Je beheert deze dossiers volgens de voorgeschreven procedures en regelgeving, o.a. inzake indiensttredingen, administratieve en geldelijke loopbaan, afwezigheden en vertrekken. Je staat ook in voor het verifiëren van de taken die PersoPoint heeft uitgevoerd en voor het onthaal van nieuwe personeelsleden. Deelnemen aan projecten van de Afdeling PNO behoort eveneens tot de mogelijkheden.

Algemene Directie Arbeidsrecht en juridische studiën (AD AJS):

• Als documentatiebeheerder bij de Directie van de documentatie sta je mee in voor het beheer van de bibliotheekcollectie en voor het beantwoorden van informatievragen. Je stelt dagelijks een overzicht op van relevante nieuwsberichten uit betalende en gratis nieuwsbrieven en ondersteunt de bibliothecaris bij de organisatie van opleidingen inzake informatiebronnen. Als abonnementenbeheerder sta je in voor de ontvangst, het beheer, de ter beschikkingsstelling en de promotie van de papieren en digitale tijdschriftencollectie van onze FOD.

Algemene Directie Humanisering van de Arbeid (AD HUA):

• Als administratief deskundige bij de Afdelingen van de normen en het sociaal overleg over het welzijn op het werk maak je deel uit van het secretariaat, waar je administratief werk uitvoert (cf. generieke taken). Bij de Directie van de erkenningen sta je daarnaast ook in voor de behandeling van erkenningsdossiers. Je zorgt voor de administratieve opvolging van Nederlandstalige aanvragen tot het verkrijgen van een erkenning door instanties die een rol spelen bij het welzijn op het werk (bv. asbestverwijderaars). Op de website vind je een volledige lijst van dergelijke erkende instanties. Wanneer je dossiers worden besproken met sociale partners, neem je actief deel aan de desbetreffende vergaderingen.

Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk (AD TWW):

• Als directiesecretaris van de directeur-generaal sta je in voor de secretariaatsondersteuning van de administratieve opvolging van de dossiers, het opvolgen van de parlementaire vragen en de ontwerpen van antwoord aan de Minister, het notuleren en opstellen van het proces-verbaal van de maandelijkse stafvergadering en de driemaandelijkse vergadering van het basisoverlegcomité.
• Als administratief deskundige van de Directie Algemeen Beheer sta je in voor de administratieve opvolging van het meerjarencontroleplan (MANCP), het Gemeenschappelijk Ontwikkelingsplan (GOP) en het Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) van de medewerkers van de AD TWW, de registratie en opvolging van de personeelsdossiers bij de AD TWW en het verzekeren van de telefonische permanentie volgens een beurtrol.
• Als administratief deskundige van de regionale directie West-Vlaanderen sta je in voor de administratieve en logistieke ondersteuning van het directiehoofd en het inspectieteam. Je bent belast met de administratieve voorbereiding en administratieve opvolging van de inspectiedossiers, het verschaffen van basisinformatie per telefoon en mail en het verzekeren van de permanentie.

Meer info over de jobinhoud?
Dana Douliez – Selectieverantwoordelijke
Contactpersoon FOD WASO
Tel.: 02/233.41.09
E-mail: [email protected]