En tant que Secrétaire (Contrat de Remplacement jusque min. 30/09/2022), vous travaillerez en collabaration avec une autre Secrétaire dans une équipe internationale.

Vos responsabilités sont :

• Vous assurez les tâches quotidiennes : réservation de salles de réunion, organisation de réunions, mise en page et mise à jour de documents et présentations
• Vous préparez l’agenda de réunions et assistez à certaines réunions pour prise de notes et compte-rendus.
• Vous assurez la réservation des voyages à l’aide de notre agence Amex GBT.
• Vous assurez l’encodage des notes de frais dans le programme approprié.
• Vous êtes le point de contact pour toutes demandes spécifiques IT, Facilities, Finance, HR et pour répondre aux questions diverses et variées du personnel.
• Vous organisez des évènements internes (Townhall, mensuelles…) et externes.

• Vous gérez les agendas de managers.
• Vous gérez et suivez les recrutements, des renouvellements de contrats : création des Job Requisitions.
• Vous avez en charge la gestion du matériel de bureau (stock et commandes),
• Vous dirigez et informez les équipes, visiteurs par mail, teams ou téléphone.
• Vous mettez à jour l’organigramme, les listes de distributions et aidez les newcomers à leur intégration en les aidant dans les différentes demandes d’accès (file service, …).
• Vous préparez des supports de communication en fonction des demandes
• Vous participez aux réunions d’informations et vous tenez à jour concernant les nouvelles guidances/procédures mises en place (travel, event, …)
• Vous êtes le back up des collègues secrétaires.
• Vous êtes quelqu’un de rigoureux, précis et fiable
• Vous tenez à respecter vos engagements et la satisfaction du client est importante pour vous

Pourquoi vous ?

Qualifications requises :

• Vous avez obtenu un Bachelor/Graduat en secrétariat, admlnistration, …
• Vous avez au moins 3 ans d’expérience, idéalement dans une société internationale
• Vous maîtrisez le français (oral et écrit) et avez une très bonne connaissance de l’anglais. La connaissance de l’italien et/ou allemand est un atout.

Qualifications souhaitées :

• Vous êtes à l’aise avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
• Vous savez naviguer dans SAP
• Vous apprenez rapidement et êtes autonome
• Vous êtes à l’aise de travailler avec des populations variées et avez le contact facile
• Vous êtes dynamique, proactif(ve), positif(ve) et débrouillard(e)

Pourquoi GSK?

Chez GSK, nous avons déjà réalisé des changements sans précédent au cours des quatre dernières années, en améliorant la R&D, en devenant un leader dans le domaine des soins de santé grand public, en renforçant notre leadership et en transformant notre exécution commerciale. Aujourd’hui, nous procédons aux changements les plus importants que nous ayons apportés à notre entreprise depuis plus de 20 ans. Nous sommes sur la bonne voie pour nous séparer et créer deux nouvelles sociétés en 2022 : New GSK, avec un portefeuille de vaccins et de médicaments spécialisés de premier plan, ainsi qu’une R&D basée sur la science du système immunitaire et de la génétique ; et une nouvelle société de soins de santé grand public, leader mondial, avec des marques appréciées et fiables.

Une nouvelle ambition s’accompagne d’un nouvel objectif. Pour le nouveau GSK, il s’agit d’unir la science, le talent et la technologie pour prendre de l’avance sur les maladies – avec l’ambition claire d’avoir un impact sur la santé humaine, d’obtenir des rendements plus élevés et plus durables pour les actionnaires et de créer un nouveau GSK où les personnes exceptionnelles s’épanouissent.

Prendre de l’avance signifie prévenir les maladies et les traiter. Nous y parviendrons grâce à nos collaborateurs et à notre culture. Une culture qui est ambitieuse pour les patients – afin que nous fournissions ce qui est important mieux et plus rapidement ; responsable de l’impact – avec une appropriation claire des objectifs et un soutien pour réussir ; et où nous faisons ce qui est juste. Alors, si vous êtes prêt(e) à améliorer la vie de milliards de personnes, rejoignez-nous en ce moment passionnant de notre parcours. Rejoignez notre défi pour aller de l’avant ensemble.

Nous sommes l’une des plus grandes entreprises de vaccins au monde, fournissant des vaccins qui aident à protéger les gens à tous les stades de la vie. Notre R&D se concentre sur le développement de vaccins contre les maladies infectieuses qui combinent des besoins médicaux élevés et un fort potentiel commercial. Notre activité Vaccins dispose d’un portefeuille de plus de 20 vaccins pour aider à protéger les gens contre une série de maladies tout au long de leur vie. Nous fournissons ces vaccins à des personnes vivant dans plus de 160 pays. Nous avons un pipeline de 17 vaccins candidats en développement à l’exercice 2020, dont trois pour la prévention du virus respiratoire syncytial (VRS). En octobre 2017, notre vaccin contre le zona, Shingrix, a reçu l’approbation réglementaire au Canada et aux États-Unis.

If you have a disability and require assistance during the course of the selection process, you will have the opportunity to let us know what specific assistance you require in order to make suitable arrangements.

Our goal is to be one of the world’s most innovative, best performing and trusted healthcare companies. We believe that we all bring something unique to GSK and when we combine our knowledge, experiences and styles together, the impact is incredible. Come join our adventure at GSK where you will be inspired to do your best work for our patients and consumers. A place where you can be you, feel good and keep growing.

Important notice to Employment businesses/ Agencies

GSK does not accept referrals from employment businesses and/or employment agencies in respect of the vacancies posted on this site. All employment businesses/agencies are required to contact GSK’s commercial and general procurement/human resources department to obtain prior written authorization before referring any candidates to GSK. The obtaining of prior written authorization is a condition precedent to any agreement (verbal or written) between the employment business/ agency and GSK. In the absence of such written authorization being obtained any actions undertaken by the employment business/agency shall be deemed to have been performed without the consent or contractual agreement of GSK. GSK shall therefore not be liable for any fees arising from such actions or any fees arising from any referrals by employment businesses/agencies in respect of the vacancies posted on this site.