OFFICE DE LA NAISSANCE ET DE L’ENFANCE Hiring for Gestionnaire administratif (service Achats) H/F/X Job at Sint-Gillis Full Time

Votre environnement de travail :

Le service Achats est intégré dans la direction Logistique (service Achats, service Travaux et service Facilities). Il a pour mission de répondre aux besoins de l’ensemble des membres du personnel de l’ONE en fournitures et services.

Description de la fonction

Vous assurez le suivi administratif de l’ensemble des dossiers du service Achats en fonction de votre expérience professionnelle et de vos connaissances particulières.

• Traiter le courrier entrant et en assurer le suivi (distribuer, encoder dans le tableau de suivi, …)
• Mettre à jour et suivre les tableaux de bord du service
• Fournir l’information sur les activités du service Achats aux services qui le demandent
• Assurer un support logistique lors de présentations du service (diapositives informatiques, …)
• Tenir à jour la page « Achats » du site Intranet
• Collaborer avec la direction du développement des ressources humaines concernant les absences des agents du service
• Assurer les contacts avec les utilisateurs de la téléphonie mobile et faire l’interface avec le prestataire de service
• Rédiger des notes et documents modèles ainsi que les comptes rendus de réunion du service
• Encoder des commandes fournisseur et en assurer le suivi
• Constituer et classer des dossiers
• Proposer des modalités de classement en fonction du type de document et/ou d’informations
• Prendre en charge le traitement des communications téléphoniques
• Appliquer les procédures administratives en vigueur et proposer des améliorations
• Organiser son activité et rendre compte auprès du supérieur hiérarchique
• Participer à la formation des nouveaux agents du service
• Assurer des remplacements en cas d’absence des collègues (relayer au retour l’information qui les concerne)
• Mettre à disposition des collègues l’information relative à sa propre activité

Description du profil

• Vous disposez du Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
• Une expérience professionnelle utile dans une fonction de support administratif constitue un atout considérable pour la prise de fonction
• Une première expérience dans le traitement de données budgétaires est un plus car le travail nécessite une affinité particulière pour les chiffres

• Vous garantissez la confidentialité des données traitées avec l’ensemble du service Achats
• Vous bénéficiez de bonnes compétences orales et rédactionnelles (niveau orthographique et grammatical très bien développé, rédaction de documents administratifs sur base d’un jugement critique de l’information, …)
• De nature sociable et communicative, vous êtes une personne organisée et polyvalente
• Vous êtes capable de travailler en autonomie tout en restant dans le cadre d’un travail d’équipe ; la fonction comporte de nombreuses collaborations internes et externes
• Vous explorez tous les éléments d’un problème (définir le problème ; générer des alternatives ; évaluer et sélectionner des alternatives ; mettre en œuvre des solutions) et vous assumez la responsabilité de vos actions entreprises
• Vous vous adaptez rapidement à de nouvelles situations et/ou vous êtes prêt à changer selon les situations ou circonstances
• Vous maîtrisez suffisamment les outils de la suite Office usuelle (Word, Excel, Outlook)

Avantages du poste

Nous vous offrons :

• 2.332,54 euros bruts mensuels sur base de l’indice actuel (0 année d’ancienneté) – Echelle barémique 200/1
• Titres-repas de 6,60 euros par jour presté (avec retenue de 1,24 euros)
• Gratuité des transports en commun pour le trajet domicile/lieu de travail – Facilité d’accès en transport en commun
• Pécule de vacances et prime de fin d’année
• 27 jours de congé annuels + jours fériés extra-légaux + congés du 25/12 au 1/1
• Larges possibilités de formations en cours de carrière
• Plage horaire flexible
• Cadre de travail agréable & télétravail

Informations supplementaires

Lieu de travail Saint-Gilles, Belgique

Type de contrat : Travail

Autres Informations :

Vous devez postuler en ligne avant le 23/12/2022 uniquement via le lien https://www.one.be/index.php?id=872 (réf. 2022-144).