Search For Common Ground Hiring for Employé(e) Administratif (H/M/X) Job at Belgique Full Time

À propos de Search for Common Ground

Search for Common Ground est une organisation internationale à but non lucratif qui opère dans 30 pays touchés par des conflits à travers le monde, et dont le siège se trouve aux Etats-Unis et en Belgique. L’entité belge est une AISBL internationale qui compte 30 employés basés dans notre bureau de Bruxelles et 1000 collègues à travers le monde, dont 90% sont des locaux issus des pays où nous mettons en œuvre notre travail de consolidation de la paix.

Résumé du département

Le département administratif soutient le personnel de Search for Common Ground AISBL, en particulier celui du bureau de Bruxelles. Les membres de cette équipe collaborent avec le personnel Search des bureaux du monde entier, y compris les équipes de l’organisation sœur, Search for Common Ground aux Etats-Unis et dans les 30 pays où nous opérons.

Responsabilités

• Soutenir les systèmes, les politiques, les processus ainsi que les procédures et les normes de Search for Common Ground afin de maintenir les meilleures pratiques administratives et la conformité.
• Fournir un soutient aux démarches administratives et formalités du bureau.
• Fournir un soutien quotidien aux besoins administratifs du bureau.
• Maintenir des fichiers administratifs précis et à jour.

Contributions

• Coordonner avec les équipes d’opérations, de ressources humaines et des finances, mais sans s’y limiter, l’entretien des bureaux, la réparation et l’entretien de l’équipement et l’entretien général. Approvisionnement, inventaire et audits.
• Coordination des réunions sur et hors site, y compris, mais sans s’y limiter, les invitations aux réunions, l’aménagement des salles, la restauration, les réunions du personnel, les réunions du conseil d’administration, ainsi que la collecte et la distribution des ordres du jour, y compris la prise de note si nécessaire.
• Coordonner avec les équipes de développement des programmes et des affaires pour obtenir les signatures pertinentes et assurer la bonne livraison des documents.
• Gérer les communications entrantes et sortantes et, si nécessaire, les transmettre à d’autres employés ou parties externes pour répondre aux demandes de renseignements.
• Fournir un soutien administratif aux voyageurs internationaux, y compris, mais sans s’y limiter, les réservations d’hôtel, le traitement des visas, les voyages en avion et ainsi les consignes de sûreté et de sécurité.
• Maintenir des dossiers administratifs précis et à jour, y compris, mais sans s’y limiter, les baux de bureaux, les dossiers du conseil d’administration et de gouvernance, les contrats de service, les informations / données sur les employés dans les systèmes et bases de données internes et externes en temps opportun.
• Mettre à jour les données des collaborateurs et stagiaires sur les plateformes des prestataires externes (absences et congés, assurances, chèques repas, etc.).
• Répondre aux demandes récurrentes en utilisant les politiques et guides existants.
• Soutenir les processus de recrutement, y compris la publicité des postes vacants, la planification des entretiens, les dossiers d’entretien et les vérifications des références.
• Fournir un soutien administratif et opérationnel à l’orientation et à l’intégration des nouveaux employés, y compris les annonces/communications, l’orientation sur la planification, la création de guides d’orientation, etc. tout en collaborant avec les departements de finances, de l’administration, des programmes, et de l’’informatique.
• Soutenir la préparation de la documentation (c’est-à-dire les procurations, les contrats, l’enregistrement des agents de Search) et coordonner sa distribution et son classement correct.
• Agir en tant que points focaux de sauvegarde et de sécurité et de sûreté (S&S), y compris, mais sans s’y limiter, soutenir la mise à jour du plan S&S, maintenir la santé et la sécurité du bureau, planifier des formations S&S pour le personnel, le cas échéant.
• Infuser les valeurs organisationnelles dans tout travail.
• Autres tâches en ligne avec les contributions clés ci-dessus telles qu’assignées.

Profil recherché

• Bachelier en administration, en gestion des ressources humaines ou tout autre domaine pertinent.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais. Bonne maîtrise du néerlandais
• 3 ans d’expérience minimum en administration ou en ressources humaines (1 an d’expérience avec un master).
• 2 ans d’expérience minimum dans un poste pertinent au sein d’une organisation belge d’au moins 25 personnes.
• Grandes capacités d’organisation avec une excellente attention aux détails
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Capacité à travailler en équipe
• Maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, PowerPoint) et de la gestion des bases de données.

Compétences:

• S’engage et communique de manière efficace et proactive entre les fonctions et les équipes.
• Établit des relations et s’engage efficacement avec les collaborateurs.
• Fait preuve de résilience et fait preuve de souplesse et d’adaptabilité aux tâches changeantes et aux priorités de l’équipe.

Pour la description complète du poste et du profil, veuillez consulter notre site web (https://jobs.lever.co/sfcg/20412526-9411-4c04-b4f0-a977085f9542).

Avantages du poste

Salaire, bénéfices et durée du contrat:

• La fourchette de salaire pour ce poste serait comprise entre 3.145 et 3.850 EUR brut par mois pour un temps plein, en fonction de l’expérience pertinente de l’employé. Avantages standard (22 jours de congés annuels plus 4 jours supplémentaires de congés payés pendant la fermeture des bureaux de fin d’année, double pécule de vacances, chèques-repas, assurance-vie, assurance hospitalisation et allocation de transport).
• Ce poste est un Contrat à Durée indéterminée (CDI)
• Temps-plein ou 4/5ème

Procédure de candidature

!!!Soumettez votre candidature en anglais via notre système de candidature Lever (lien ci-joint: https://jobs.lever.co/sfcg/20412526-9411-4c04-b4f0-a977085f9542)

Job Type: Full-time

Salary: €3,145.00 – €3,850.00 per month

Benefits:

• Company computer
• Company events
• Hospitalization insurance
• Life insurance
• Retirement plan

Schedule:

• Monday to Friday

Supplemental pay types:

• Sunday or public holiday pay
• Vacation money

Work Location: One location

Application Deadline: 23/01/2023